Varsling kan skje gjennom blant annet alarmanlegg, radiosamband, telefon, SMS og automatiske varslingssystemer. Hvilken løsning som fungerer best avhenger av virksomheten, risikobildet og hvor personellet befinner seg når hendelsen oppstår.
En viktig forskjell er om målet er å nå én tilgjengelig person eller å mobilisere flere personer samtidig.
Hva bør en god varslingsløsning kunne gjøre?
Skal flere personer i industrivernet mobiliseres raskt, bør varslingsløsningen kunne:
- varsle alle aktuelle personer samtidig
- nå personell også utenfor anlegget
- gi tydelig beskjed om at det er en beredskapshendelse
- registrere hvem som har mottatt eller bekreftet varslingen
- gjøre det enkelt å samle nøkkelpersonene for videre koordinering
- fungere etter en kjent og innøvd varslingsplan
Det betyr ikke nødvendigvis at én teknologi skal løse alt. Radiosamband kan være svært godt egnet til kommunikasjon under selve innsatsen, mens telefonbasert varsling kan være bedre egnet til å mobilisere personell som befinner seg utenfor anlegget.
Varslingsplan er en del av beredskapen
Virksomhetens beredskapsplan skal beskrive hvordan industrivernet varsles ved aktuelle hendelser. En god varslingsplan handler derfor ikke bare om hvilket teknisk system virksomheten bruker. Den bør også svare på:
- Hvem kan utløse varslingen?
- Hvem skal varsles ved ulike hendelser?
- Hvordan skal personellet varsles?
- Hvordan vet man hvem som har mottatt varslingen?
- Hva skal den enkelte gjøre etter at varselet er mottatt?
- Hvordan varsles personell som ikke befinner seg på anlegget?
- Hvem varsler videre dersom nøkkelpersoner ikke svarer?
Hvordan varsles industrivernet i praksis?
Det finnes flere vanlige metoder. De løser forskjellige behov og kan ofte brukes sammen.
Alarm og sirene
Alarmanlegg er effektivt for å varsle personer som befinner seg på området. En alarm kan raskt gjøre mange personer oppmerksomme på at noe har skjedd. Utfordringen er at alarmen i seg selv ikke nødvendigvis forteller hvilke personer som skal møte, hvem som faktisk har mottatt varselet, om nøkkelpersonell utenfor området er varslet, eller hva slags hendelse som har oppstått. Alarm er derfor ofte én del av en større varslingsrutine.
Radiosamband
Radiosamband er godt egnet når industrivernet allerede befinner seg på anlegget. Det gir rask kommunikasjon mellom fagleder og innsatspersonell og gjør det mulig å koordinere innsatsen mens hendelsen pågår. Men radio har en naturlig begrensning: personellet må være innenfor radiodekningen og normalt ha radioen tilgjengelig. Hvis industrivernleder, teknisk personell eller andre nøkkelpersoner befinner seg hjemme, i bilen eller på en annen lokasjon, må de ofte varsles på en annen måte.
Radio er derfor særlig godt egnet til kommunikasjon på skadestedet, koordinering mellom innsatspersonell, kontakt mellom fagleder og mannskap, og løpende kommunikasjon under hendelsen. Telefonbasert varsling kan samtidig brukes til selve mobiliseringen.
Vanlig telefon eller vakttelefon
Mange virksomheter har et nødnummer eller en vakttelefon som ansatte kan ringe. Det er enkelt og kjent. Utfordringen kommer dersom personen som mottar anropet deretter må varsle fem, ti eller tjue andre personer manuelt. Da blir én person et sentralt ledd i hele varslingskjeden — og kan samtidig ha mange andre oppgaver ved en alvorlig hendelse.
Tradisjonell ringegruppe
En ringegruppe er laget for å få et anrop besvart. Det fungerer godt til kundeservice, vakttelefoner og andre situasjoner hvor målet er å finne én tilgjengelig person. En typisk ringegruppe kan for eksempel ringe Person A, deretter Person B, deretter Person C. Når én av personene svarer, stopper søket normalt.
Ved mobilisering av industrivern kan målet være et helt annet: at Person A, B og C varsles samtidig. Det er forskjellen mellom å finne en tilgjengelig person og å mobilisere en beredskapsorganisasjon.
SMS-varsling
SMS kan nå mange personer raskt og passer godt når man ønsker å sende ut samme informasjon til en gruppe, for eksempel «Brann i produksjonsbygg 2. Industrivern møter ved hovedinngang.» Fordelen er at mottakeren får informasjonen skriftlig. Samtidig kan det være vanskeligere å vite når meldingen faktisk blir lest og hvor raskt mottakeren reagerer. Ved kritisk varsling kan derfor SMS også kombineres med telefonanrop eller andre varslingskanaler.
Samtidig telefonvarsling
En annen metode er at et varslingssystem automatisk ringer alle aktuelle personer parallelt. I stedet for at én person må ringe resten av gruppen, eller at en ringegruppe søker etter første tilgjengelige person, starter alle anropene samtidig. Mottakeren får et tydelig telefonanrop og kan bekrefte at varslingen er mottatt. Dette er prinsippet som brukes i Aktsam Beredskapskonferanse.
Varslingen aktiveres
En autorisert person starter varslingen, f.eks. ved å ringe et bestemt beredskapsnummer.
Hele gruppen ringes
Systemet ringer automatisk alle personene i den aktuelle varslingsgruppen.
Mottakerne bekrefter
Personene som svarer kan bekrefte mottatt varsel med et tastetrykk.
Gruppen samles
De som har svart kobles direkte inn i en felles samtale — rett fra varsling til koordinering.
Samtidig varsling eller ringegruppe?
Forskjellen kan illustreres enkelt. I en ringegruppe er målet å finne noen som kan svare: Person A → Person B → Person C, og når noen svarer er oppgaven normalt løst. I samtidig beredskapsvarsling er målet å varsle alle som skal delta: Person A, B, C og D varsles samtidig.
Dette skillet er særlig viktig dersom virksomheten allerede bruker telefoni og ringegrupper og vurderer å bruke samme løsning til beredskap. En vanlig ringegruppe kan være helt riktig til en vakttelefon, men er ikke nødvendigvis laget for å mobilisere en hel beredskapsgruppe.
Hva med personell som ikke er på jobb?
Dette er et punkt som lett blir oversett når varslingsplanen etableres. En hendelse trenger ikke oppstå når hele industrivernet står tilgjengelig på produksjonsområdet. Nøkkelpersoner kan være hjemme, i møte, i bilen, på et annet anlegg, ute hos kunde eller på hjemmekontor. Det bør derfor være avklart hvordan personer som befinner seg utenfor virksomhetens alarmsystem og radiosamband skal varsles. Telefon har en fordel i slike situasjoner fordi personellet kan nås på telefonen de allerede bruker.
Bør alle hendelser varsle de samme personene?
Ikke nødvendigvis. Virksomhetens risikovurdering og beredskapsplan bør være utgangspunktet. Det kan for eksempel opprettes forskjellige varslingsgrupper:
- Personskade — førstehjelpspersonell og fagleder industrivern.
- Brann — brannvern, fagleder og relevante tekniske ressurser.
- Kjemikalieutslipp — personell med riktig kompetanse og verneutstyr.
- Større hendelse — industrivern, teknisk personell og beredskapsledelse.
En slik inndeling gjør at riktig personell varsles uten at hele organisasjonen nødvendigvis mobiliseres ved alle hendelser.
Hvordan vet man om varslingen fungerer?
Det finner man ikke bare ut ved å lese beredskapsplanen. Varslingsrutinen bør øves, og det er en fordel å bruke den samme varslingsmåten på øvelser som virksomheten planlegger å bruke ved en faktisk hendelse. Da kan man blant annet kontrollere hvor raskt varslingen starter, hvor raskt personellet svarer, om kontaktinformasjonen er oppdatert, om riktig gruppe blir varslet, om mottakerne forstår hva de skal gjøre, og om noen viktige personer ikke blir nådd. Etter øvelsen kan varslingsplanen justeres dersom man finner svakheter.
Radio eller telefonvarsling?
Det trenger ikke være enten eller — de to løsningene dekker ofte forskjellige deler av hendelsen.
Telefonvarsling kan brukes til å varsle, mobilisere, nå personell utenfor anlegget, få bekreftelse og samle nøkkelpersoner. Radiosamband kan brukes til å koordinere innsatsen på stedet, kommunisere mellom innsatspersonell, gi korte operative beskjeder og holde kontakt med fagleder. For mange industrivirksomheter kan derfor kombinasjonen være mer relevant enn å forsøke å få én løsning til å dekke hele behovet.
Sju spørsmål virksomheten bør stille om dagens varslingsrutine
- Hvor lang tid tar det fra en hendelse oppdages til hele industrivernet er varslet?
- Kan vi varsle flere nøkkelpersoner samtidig?
- Vet vi hvem som faktisk har mottatt varslingen?
- Hvordan når vi personell som ikke befinner seg på anlegget?
- Er én enkelt person ansvarlig for å ringe resten av gruppen?
- Bruker vi samme varslingsrutine på øvelser som ved en reell hendelse?
- Er varslingslistene og telefonnumrene oppdaterte?
Hvis flere av disse spørsmålene er vanskelige å svare på, kan det være fornuftig å gjennomgå varslingsplanen.